Οδηγός χρήσης
Ευχαριστούμε για τον ενδιαφέρον σας στην υπηρεσία Logistaras.
O Logistaras δημιουργήθηκε για να βοηθήσει τους αυτοτελώς εργαζόμενους στην τήρηση λογιστικών βιβλίων και εκπλήρωση των υποχρεώσεων τους στις αρχές.
Το κύριο σημείο επαφής του χρήστη με την υπηρεσία είναι η εφαρμογή στο κινητό αλλά σύνδεση στον λογαριασμό του κάθε χρήστη παρέχεται και μέσω login στην ιστοσελίδα. Τα δεδομένα αποθηκεύονται στην εφαρμογή άλλα και σε ασφαλές BACK-END. Οπότε αν ο χρήστης απωλέσει ή αλλάξει κινητό, με την επανεγκατάσταση της εφαρμογής επανακτεί τα δεδομένα.
Η εφαρμογή του Logistaras παρέχει 4 βασικές λειτουργίες:
(i) Ατομικές Ρυθμίσεις – Οι λογιστικές ανάγκες διαφέρουν μεταξύ των αυτοτελώς εργαζομένων, π.χ. διαφορετικό 3μηνο ΦΠΑ, διαφορετική κατηγορία Κοινωνικών Ασφαλίσεων, διαφορετικές αποκοπές στο Φορολογητέο Εισόδημα. Για να στηθεί στον λογαριασμό του κάθε χρήστη η σωστή ρύθμιση για τον ίδιο, καλείται να απαντήσει σε αριθμό ερωτήσεων. Μάθετε περισσότερα στο κεφάλαιο 3. Λειτουργία Ατομικών Ρυθμίσεων.
(ii) Καταχώρηση Συναλλαγών – Οι συναλλαγές μπορεί να είναι είτε έσοδα είτε έξοδα. Η καταχώρηση της συναλλαγής μέσω της εφαρμογής στο κινητό μπορεί να διακπεραιωθεί οποτεδήποτε ακόμη και OFFLINE (τα δεδομένα αντιγράφονται στο BACK-END μόλις υπάρξει σύνδεση ONLINE). Μάθετε περισσότερα στο κεφάλαιο 4. Λειτουργία Καταχώρησης Συναλλαγών.
(iii) Προβολή Πινάκων – Για παρακολούθηση της οικονομικής κατάστασης αλλά και του υπολογισμού δηλώσεων στο ΦΠΑ / Φόρο Εισοδήματος παρέχονται οι εξής 3 πίνακες αναθεωρημένοι πάντα με την τελευταία συναλλαγή: α) Έσοδα και Έξοδα, β) Πίνακας 3μηνου ΦΠΑ, και γ) Πίνακας έτους για Φόρο Εισοδήματος. Μάθετε περισσότερα στο κεφάλαιο 5. Λειτουργία Προβολής Πινάκων. Επιπρόσθετος πίνακας δ) VIES [VAT Information Exchange System], εμφανίζεται στους χρήστες που τον επέλεξαν στις ατομικές ρυθμίσεις.
(iv) Ημερολόγιο Υπενθυμίσεων – Στο ημερολογίο υποχρεώσεων παρέχονται 3 είδη προθεσμιών: α) Κοινά σε όλους τους αυτοτελής εργαζόμενους όπως είναι η δήλωση Φόρου Εισοδήματος και το 3μηνο Κοινωνικών Ασφαλίσεων, β) Ατομικά στον χρήστη όπως είναι το 3μηνο ΦΠΑ, και γ) άλλες υποχρεώσεις που καταχωρεί ο ίδιος ο χρήστης όπως επαγγελματική συνδρομή. Μάθετε περισσότερα στο κεφάλαιο 6. Λειτουργία Ημερολογίου Υπενθυμίσεων.
Για την σωστή ρύθμιση των ατομικών παραμέτρων του κάθε αυτοτελώς εργαζόμενου, ο χρήστης καλείται να απαντήσει σε μια σειρά ερωτήσεων που αφορούν 5 κατηγορίες και με την πιο κάτω σειρά:
(i) Ρυθμίσεις Εσόδων – εδώ θα ρωτηθήτε αν έχετε έσοδα εκτός Κύπρου και αν τα έσοδα σας είναι απο πώληση υπηρεσιών ή προιόντων ή και τα δύο.
(ii) Ρυθμίσεις Εξόδων – εδώ θα ρωτηθήτε αν έχετε έξοδα απο αγορές εκτός Κύπρου αλλά και διάφορες ερωτήσεις ώστε να στηθεί η δομή των εξόδων, π.χ. αν εργοδοτήτε επιπλέον άτομα, αν χρησιμοποιήτε το σπίτι για την εργασία σας και σε τι % τα έξοδα σπιτιού όπως λογαριασμοί να θεωρούνται ως έξοδα εργασίας, αν έχετε ξεχωριστό χωρό για την εργασία, αν χρησιμοποιήτε αυτοκίνητο για την εργασία, συνδρομές τηλεφωνίας, και άλλα.
(iii) Ρυθμίσεις Εισφορών στο Ταμείο Κοινωνικών Ασφαλίσεων και ΓεΣΥ – εδώ θα ρωτηθήτε για την επαγγελματική κατηγορία που έχετε δηλώσει στο TKA, αν είσατε αυτοτελώς εργαζόμενως για πάνω απο 10 χρόνια, αν έχετε επιλέξει το κατώτατο εβδομαδιαίο ποσό ασφαλιστέων αποδοχών της κατηγορίες σας, κλπ.
(iv) Ρυθμίσεις ΦΠΑ – εδώ θα ρωτηθήτε αν είσαστε εγγεγραμμένοι στο ΦΠΑ και να επιλέξετε το δικό σας 3μηνο.
(v) Ρυθμίσεις Φόρους Εισοδήματος – εδώ θα ρωτηθήτε για τα ετήσια ποσά που καταβάλλετε σε εγκεκριμένα ταμεία προνοίας, συνδρομές και επαγγελματικούς φόρους, κλπ. ώστε να υπολογίζονται οι αποκοπές έτους στην δήλωση του Φόρου Εισοδήματος.
Για να λειτουργήσουν ορθά οι πίνακες αποτελεσμάτων θα πρέπει να έχουν απαντηθεί όλες οι ερωτήσεις. Παρακάτω μερικά στιγμιότυπα οθόνης:
Υπάρχει βέβαια, η δυνατότητα για αλλαγή εκ των υστέρων κάποιας παραμέτρου αλλά με προσοχή καθώς θα επηρεάσει και τους πίνακες προηγούμενων περιόδων.
Είναι σημαντικό να καταχωρήτε συστηματικά και έγκαιρα τις συναλλαγές σας είτε αυτές αφορούν ΕΣΟΔΑ ήτε ΕΞΟΔΑ.
(i) Καταχώρηση ΕΣΟΔΟΥ
Στο κυρίως μενού επιλέγουμε το κουμπί «’Εσοδα», και βλέπουμε τις τελευταίες καταχωρήσεις που έχουμε κάνει. Για να καταχώρήσουμε νέο έσοδο πατάμε «Καταχώρηση Νέου Εσόδου», όπου μας ζητούνται τα εξής πεδία:
- Ημερομηνία Εσόδου (υποχρεωτικό) – αυτό αφορά την ημερομηνία στο τιμολόγιο που εκδόσατε προς τον πελάτη.
ΠΡΟΣΟΧΗ! Αν η είσπραξη του ποσού καθυστερήσει πάρα πολύ και συμπεριμβάνει ΦΠΑ, είναι πιθανό ότι εσείς θα οφείλετε το ΦΠΑ πριν να το πληρωθήτε.
- Πηγή Εσόδου (υποχρεωτικό) – αυτό αφορά αν το έσοδο είναι εκτός ή εκτός Κύπρου, το προκαθορισμένο είναι ΕΝΤΟΣ Κύπρου και επομένως αλλάζετε μόνο αν ΕΚΤΟΣ Κύπρου.
- Πελάτης (υποχρεωτικό) – εδώ συμπληρώνετε τον πελάτη αν εταιρία, αν φυσικό πρόσωπο μπορείτε το όνομα του ή απλά CASH.
- Ολικό ποσό με ΦΠΑ (υποχρεωτικό) – συνολικό ποσό της συναλλαγής με ΦΠΑ
- Ποσό ΦΠΑ (υποχρεωτικό) – το ποσό ΦΠΑ στο τιμολόγιο, αν δεν υπάρχει συμπληρώστε 0€
- Αρ. Αναφοράς Εσόδου (προαιρετικό) – ο αριθμός του τιμολογίου που έχετε εκδόσει
- Περιγραφή Εσόδου (προαιρετικό) – αν θέλετε να θυμάστε κάτι σχετικό μετά
- Φωτογράφηση ή προσθήκη αρχείου (προαιρετικό) – συστήνεται για ηλεκτρονική αρχειοθέτηση
(ii) Καταχώρηση ΕΞΟΔΟΥ
Στο κυρίως μενού επιλέγουμε το κουμπί «’Εξοδα», και βλέπουμε τις τελευταίες καταχωρήσεις που έχουμε κάνει. Για να καταχώρήσουμε νέο έξοδο πατάμε «Καταχώρηση Νέου Εξόδου», και βλέπουμε το μενού με τις δικές μας κατηγορίες εξόδων σύμφωνα με τις απαντήσεις μας στο ερωτηματολόγιο 3.ii Ρυθμίσεις Εξόδων . Εδώ επιλέγουμε την κατηγορία εξόδου και ανοίγει η φόρμα καταχώρησης με τα εξής πεδία:
- Ημερομηνία Εξόδου (υποχρεωτικό) – αυτό αφορά την ημερομηνία του τιμολογίου προς εμάς.
- Υπο-κατηγορία Εξόδου (υποχρεωτικό) – αυτό είναι drop-down επιλογές και κατηγοριοποιεί περαιτέρω το συγκεκριμένο έξοδο.
- Προμηθευτής (υποχρεωτικό) – εδώ συμπληρώνετε τον εκδότη του εξόδου
- Ολικό ποσό με ΦΠΑ (υποχρεωτικό) – συνολικό ποσό του εξόδου με ΦΠΑ
- Ποσό ΦΠΑ (υποχρεωτικό) – το ποσό ΦΠΑ στο έξοδο, αν δεν υπάρχει συμπληρώστε 0€
- Αρ. Αναφοράς Εξόδου (προαιρετικό) – ο αριθμός του τιμολογίου του προμηθευτή
- Περιγραφή Εξόδου (προαιρετικό) – αν θέλετε να θυμάστε κάτι σχετικό μετά
- Φωτογράφηση (προαιρετικό) – συστήνεται για ηλεκτρονική αρχειοθέτηση
ΠΡΟΣΟΧΗ! Παράλλειψη να καταχωρήστε κάποιο έξοδο, θα μειώσει το σύνολο των εξόδων σας με αποτέλεσμα να πληρώσετε περισσότερο ΦΠΑ και Φόρο Εισοδήματος.
Στο κυρίως μενού παρέχεται η επιλογή για να δείτε στην οθόνη του κινητού σας, τρεις οικονομικούς πίνακες που αφορούν την εργασία σας:
(i) Πίνακας Εσόδων & Εξόδων – αφορά τον ισολογισμό της δραστηριότητας σας, έσοδα μείον έξοδα, και παρουσιάζονται ανα μήνα. Η κατηγοριοποίηση των εξόδων είναι σύμφωνα με τις ατομικές σας ρυθμίσεις 3.ii Ρυθμίσεις Εξόδων.
(ii) Πίνακας ΦΠΑ – αφορά τον ισολογισμό του ΦΠΑ εκροών (απο έσοδα) μείον του ΦΠΑ εισροών (απο έξοδα) για να καταλήξει στον καταβλητέο ΦΠΑ (εκροές μείον εισροές). Ο πίνακας ΦΠΑ παρουσιάζεται ανα 3μηνο σύμφωνα με την ρύθμιση 3.iv Ρυθμίσεις ΦΠΑ.
(iii) Πίνακας Φόρου Εισοδήματος – αφορά τον υπολογισμό του ετήσιου φόρου εισοδήματος σύμφωνα με τις καταχωρήσεις συναλλαγών και τις ατομικές ρυθμίσεις 3.v Ρυθμίσεις Φόρου Εισοδήματος και 3.iii Ρυθμίσεις Εισφορών στο ΤΚΑ και ΓεΣΥ. Ο πίνακας παρουσιάζεται ανα έτος.
(iv) Πίνακας VIES (προαιρετικός) – αφορά τον υπολογισμό του VAT Information Exchange System, που πρέπει να υποβάλλεται μηνιάιως απο τους χρήστες που εμπορεύονται με χώρες της ΕΕ και οι συναλλαγές είναι χωρίς ΦΠΑ.
Στο κυρίως μενού παρέχεται η επιλογή για το πλάνο υποχρεώσεων σας. Το πλάνο υποχρεώσεων αποτελείται απο τις παρακάτω 3 κατηγορίες υπενθυμίσεων:
(i) Κοινές Προθεσμίες για όλους τους Αυτοτελώς Εργαζόμενους – όπως είναι οι ημερομηνίες εισφορών στο ΤΚΑ & ΓεΣΥ, και οι ημερομηνίες υποβολής του Φόρου Εισοδήματος που είναι ίδιες για όλους τους αυτοτελώς εργαζόμενους.
(ii) Ατομικές Προθεσμίες σύμφωνα με τις ρυθμίσεις του χρήστη – που αφορούν ειδική υποχρέωση ως Αυτοτελώς Εργαζόμενος που οι ημερομηνίες δεν είναι ίδιες για όλους, π.χ. το συγκεριμένο 3μηνο ΦΠΑ.
(iii) Άλλες Προθεσμίες όπως καταχωρούνται απο τον χρήστη – αυτές μπορεί να αφορούν προθεσμίες εκπλήρωσης κάποιας προσωπικής υποχρέωσης όπως συνδρομή σε επαγγελματικούς συνδέσμους και άλλα.
Στο πλάνο υποχρεώσεων παρουσιάζονται σε ημερολογιακή σειρά οι αμέσως επόμενες υποχρεώσεις. Η πιο άμεση παρουσιάζεται πρώτη.
Αν κάποιες υποχρεώσεις έχετε ήδη εκτελέσει πριν την προθεσμία τότε απλά σημειώνετε «κλικ» στο κουτάκι αριστερά ώστε να θεωρηθεί «ΕΚΤΕΛΕΣΜΕΝΗ».
Για τις ανοικτές προθεσμίες (i) και (ii), αποστέλλονται αυτόματα ειδοποιήσεις (push notifications) στο κινητό ώστε ο χρήστης να υπενθύμιζεται έγκαιρα για την υποχρέωση προς εκτέλεση. Όταν κάποια προθεσμία αλλάζει σε «ΕΚΤΕΛΕΣΜΕΝΗ» τότε δεν αποστέλλονται ειδοποιήσεις.
Για προθεσμίες της κατηγορίας (iii), ο ίδιος ο χρήστης καθορίζει αν θέλει να λάβει ειδοποίηση και πότε πριν την λήξη της προθεσμίας.
Οι ειδοποιήσεις χωρίζονται σε 2 είδη:
- «Push Notification» που λαμβάνονται στο κινητό ακόμη και όταν είναι κλειστή η εφαρμογή. Όλες οι υπενθυμίσεις στο ημερολόγιο λαμβάνονται με την μέθοδο αυτή καθώς θεωρούνται σημαντικές για να ληφθούν υπόψιν απο τον χρήστη.
- «In-app Notifications» που είναι ορατές όταν είναι ανοικτή η εφαρμογή στο κουδουνάκι πάνω δεξία του κυρίως μενού [εικόνα 6.1]. Αυτου του είδους οι ειδοποιήσεις είναι κυρίως ενημερωτικές.
O λογαριασμός του χρήστη στην υπηρεσία Logistaras είναι προσβάσιμος και με login στην ιστοσελία www.logistaras.com .
Οι λειτουργίες είναι ίδιες οπως με την εφαρμογή στο κινητό, εκτός απο την φωτογράφιση της συναλλαγής και τις ειδοποιήσεις.
Απο την άλλη, η σύνδεση μέσω της ιστοσελίδας απο PC διευκολύνει στην προβολή των πινάκων αλλά και εξαγωγή των δεδομένων σε αρχεία όπως Excel.
Βεβαίως, ότι καταχωρήται μέσω της πρόσβασης στην ιστοσελίδα φυλάεται στον λογαριασμό του χρήστη σε back-end και μόλις η εφαρμογή στο κινητό συνδεθεί online, τα δεδομένα επικαιροποιούνται αυτόματα.
Υπάρχει η δυνατότητα να δοθεί πρόσβαση στον λογαριασμό του χρήστη σε εγκεκριμένο λογιστή (Certified Accountant) αν ο ίδιος ο χρήστης το ζητήσει.
ΠΡΟΣΟΧΗ! Η σύνδεση με εγκεριμένο λογιστή συστήνεται στην περίπτωση που ο χρήστης έχει εισοδήματα άνω των €70.000 και η νομοθεσία ζητά ελεγμένους λογαριασμούς.
Στην περίπτωση που δοθεί τέτοια πρόσβαση, ο λογιστής του χρήστη θα έχει τα ίδια δικαιώματα στον λογαριασμό με τον συγκεκεριμένο χρήστη.
Τα δεδομένα φυλάσονται σε ασφαλή server εντός της EE και τηρούνται όλες οι προδιαγραφές τήρησης προσωπικών δεδομένων, ιδιωτικότητας, και ασφάλειας σύμφωνα με τα πρoτυπα GDPR, CYBERSECURITY.